Si las circunstancias personales y familiares de un trabajador cambian durante el año, la empresa debe regularizar el tipo de retención que se le aplica. A estos efectos:
- Si la empresa conoce el cambio de circunstancias (por ejemplo, transforma un contrato temporal en indefinido, o aumenta el salario de un trabajador), debe aplicar el nuevo tipo a partir del momento en el que se produzcan las variaciones.
- Si es el empleado el que comunica un cambio en su situación personal (por ejemplo, el nacimiento de un hijo, el inicio de convivencia con ascendiente…), el nuevo tipo se aplicará a partir del mes en que comunique las variaciones, siempre que lo haga con al menos cinco días de antelación a la fecha de preparación de las nóminas.
Si los cambios en las circunstancias personales suponen una disminución en el tipo de retención (por ejemplo, si nace un hijo), el trabajador no tiene obligación de comunicarlos (ya que esta situación no perjudica a Hacienda). Sin embargo, si los cambios implican un aumento de tipos (por ejemplo, el cónyuge empieza a trabajar y obtendrá rentas anuales superiores a 1.500 euros), el empleado sí está obligado a informar a la empresa.
Para simplificar el trabajo administrativo, la empresa puede optar por regularizar las retenciones en abril, julio y octubre respecto de las variaciones producidas en el trimestre anterior (por ejemplo, si un empleado comunicó el cambio a principios de julio, la empresa puede esperar y aplicar la nueva retención a partir de octubre). No obstante, esto sólo es aplicable durante los primeros nueve meses del año: en los meses de octubre, noviembre y diciembre la empresa debe regularizar las retenciones mensualmente, de acuerdo a la regla general antes indicada.
Recuerde que si varían las circunstancias personales o familiares de un trabajador, debe regularizar el tipo de retención.
